Informations essentielles à connaître avant votre participation à la Conférence

Cher(e) participant(e)/conférencier(e),

Ce courriel vise avant tout à vous fournir les informations relatives à votre arrivée à Montréal en juillet afin d’assister à la Conférence internationale sur les droits humains des LGBT.

Lors de votre arrivée à Montréal
Lorsque vous arriverez à Montréal (et si votre arrivée se fait à partir du 24 juillet), nous vous suggérons de vous rendre au Palais des congrès de Montréal en premier. C’est à cet endroit que vous pourrez recevoir votre accréditation (voir plus bas pour davantage d’informations) qui validera votre inscription à la Conférence. Vous recevrez en plus le sac du participant, qui inclut des informations touristiques portant sur la ville de Montréal, des cartes routières ainsi qu’une copie du programme officiel de la Conférence (voir plus bas pour plus d’information).

La principale raison motivant le fait d’obtenir rapidement votre accréditation avant le 26 juillet est de diminuer l’engorgement et les lignes d’attente qui risquent de prendre d’assaut le Palais des congrès lors de la première journée de la Conférence. N’oubliez pas que les 1er Outgames mondiaux attendant un total de 16 000 personnes et que toutes ces personnes devront s’accréditer au Palais des congrès de Montréal!

Si vous arrivez par avion :
L’Aéroport international de Montréal-Pierre-Elliott-Trudeau se trouve en banlieue de Montréal. Vous aurez donc à vous rendre au centre-ville de Montréal par vos propres moyens. Nous vous suggérons de le faire avec la navette aéroportuaire, L’Aérobus, qui vous amènera directement de l’aéroport au centre-ville, où se trouvent le Palais des congrès de Montréal et où vous résiderez pendant votre séjour, soit à l’hôtel, soit en famille d’accueil. La navette vous déposera à la Station centrale d’autobus de Montréal (505, boul. de Maisonneuve), qui est desservie par la station de métro Berri-UQAM, ainsi qu'aux hôtels suivants du centre-ville: Château Champlain, Reine Elizabeth et Sheraton. Le tarif d’un aller-retour avec la navette est de 22,75$ CAD.

Horaire pour la navette Aérobus.

Vous avez également la possibilité de prendre un taxi, qui, dépendamment de la densité de la circulation, vous coûtera un minimum de 35$ CAD.

Si vous arrivez en autobus :
La Station centrale d’autobus de Montréal est située dans le centre-ville de Montréal, au 505, boulevard de Maisonneuve Est. Elle est desservie par la station de métro Berri-UQAM. Ainsi, il ne vous restera plus qu’à trouver votre chemin, vers votre hôtel, votre famille d’accueil ou vers le Palais des congrès de Montréal.

Si vous arrivez en train :
La gare centrale est située au 895, de la Gauchetière Ouest, au centre-ville de Montréal. Elle est desservie par les stations de métro Bonaventure et McGill. Ainsi, il ne vous restera plus qu’à trouver votre chemin, vers votre hôtel, votre famille d’accueil ou vers le Palais des congrès de Montréal.

Si vous arrivez en voiture :
Si vous avez besoin d’informations supplémentaires afin de vous rendre à Montréal en voiture, vous devez vous référer au site Internet de Transports Québec et sélectionner la région de Montréal dans le menu déroulant. Vous serez ainsi en mesure d’agrandir la carte et de rechercher les différentes routes desservant Montréal.

À propos de l’accréditation
L’accréditation se déroulera au deuxième étage (Hall Viger) du Palais des congrès de Montréal, du 24 au 29 juillet, de 8 h à 20 h. Le Palais occupe l’entité du quadrilatère formé de l’avenue Viger (Nord), de la rue Saint-Antoine (Sud), de la rue Saint-Urbain (Est) et de la Place Jean-Paul-Riopelle, une extension de la rue De Bleury (Ouest). Il est desservi par la station de métro Place d’Armes. Pour découvrir où sont situées les diverses entrées donnant accès au Palais, prière de consulter la section « Destination Palais des congrès » de leur site Internet. Sachez que vous pouvez également suivre les indications pour le Palais à partir du métro, qui vous guidera précisément vers le Hall Viger.

*Votre accréditation vous permettra d’utiliser le réseau de transport en commun (métro et autobus) de la ville de Montréal gratuitement durant toute la période des Outgames, soit du 26 juillet au 5 août inclusivement.

Ce que vous devez apporter pour vous faire accréditer...
Pour les voyageurs internationaux (excepté les États-Unis) :
1. votre passeport
2. votre visa (si applicable)
3. une copie de votre reçu (idéalement) et/ou votre numéro d’inscription /confirmation de la Conférence (ID)

Pour les Canadiens et les Américains :
1. votre passeport (ou une pièce d’identité officielle de type permis de conduire ou assurance-maladie)
2. une copie de votre reçu (idéalement) et/ou votre numéro d’inscription /confirmation de la Conférence (ID)

Le Programme officiel et la Conférence
Le programme official de la Conférence sera imprimé sous peu. Vous devrez donc pouvoir consulter la version électronique qui sera en ligne dès le début juillet. De cette façon, même si vous n’avez pas de copie papier, vous aurez la possibilité d’évaluer le contenu de tous les ateliers disponibles et de commencer à faire des choix concernant les ateliers auxquels vous aimeriez assister. Cependant, sachez qu’en raison de circonstances hors de notre contrôle, certains changements pourraient être apportés au programme sans préavis.

Cérémonie d’ouverture et de clôture des
1er Outgames mondiaux
La cérémonie d’ouverture aura lieu au Stade olympique (métro Viau), le samedi 29 juillet à 19 h 30.

Votre passe d’accréditation pour la Conférence vous donne l’opportunité de participer au défilé sur le parterre du Stade lors de la Cérémonie d’ouverture et ce, gratuitement. Par la suite, vous aurez un siège dans la section «parterre» et vous aurez la plus belle vue sur le spectacle puisque vous serez de la partie !

Chaque participant/conférencier aura droit à un accompagnant. Pour ce faire, votre accompagnant devra se procurer le forfait spécial « accompagnateur », que vous pourrez acheter en ligne en cliquant ici. Pour 250 $ CAD, votre accompagnateur participera avec vous à la réception et au dîner officiel d’ouverture, au déjeuner de clôture ainsi qu’à la Cérémonie d’ouverture des 1ers Outgames mondiaux dans le Stade olympique. Il défilera avec vous lors de la parade et aura également un siège dans la section «parterre» durant la Cérémonie d’ouverture.

Notez que ce billet en est un spécialement conçu pour les accompagnants des participants à la Conférence et qu’il ne donnera pas accès à un siège réservé dans les gradins lors de la Cérémonie d’ouverture. Par ailleurs, si plus d’une personne vous accompagne, elles devront se procurer des billets individuels à prix régulier. Enfin, si vous et votre accompagnateur désirez assister à la Cérémonie de clôture des 1ers Outgames mondiaux, vous devrez vous procurer des billets individuels, puisque ces derniers ne sont pas incluent dans les frais d’inscription de la Conférence ni dans le forfait accompagnateur.

La cérémonie de clôture aura lieu au Stade olympique de Montréal (métro Pie IX), le samedi 5 août à 16 h. Pour plus d’informations, consulter le site des 1ers Outgames mondiaux en cliquant ici.

Ce qu’inclut votre passe d’accréditation pour la Conférence internationale sur les droits humains des LGBT :

• Présence aux 5 sessions plénières de la Conférence (2 sessions plénières/jour)

• Présence aux 5 sessions d’ateliers (2 sessions d’ateliers/jour) sur un total de 200 ateliers (40 ateliers simultanément!)

• Déjeuners et pause-cafés

• Réception et dîner officiel d’ouverture (mercredi le 26 juillet)

• Déjeuner officiel de clôture (samedi le 29 juillet)

• Programme officiel de la Conférence et documentation ;

• Participation à la cérémonie d'ouverture des 1ers Outgames mondiaux (samedi le 29 juillet);

• trousse d’information qui inclut : cartes de la ville et du réseau des transports, affiche souvenir et brochures ;

• rabais de 100 $ CAD sur les frais d'inscription réguliers aux activités sportives et culturelles ;

• 20 % de rabais sur le livre souvenir des 1ers Outgames mondiaux;

• une carte de métro/autobus.

* (Sujet à changements sans préavis)

Conseils relatifs à votre séjour

	Si ceci s’adresse à vous, n’oubliez pas de faire des photocopies de votre passeport, visa, billets d’avion et/ou chèques de voyage, que vous conserverez séparément de vos originaux. Ceci est très important dans le cas où vous perdriez ces documents. Vous pourriez également laisser des copies à une personne de confiance demeurant dans votre pays de résidence.
	Prenez en note le numéro du service à la clientèle de votre compagnie de carte de crédit en cas de perte.
	Si vous demeurez à l’hôtel: informez-vous de l’heure d’enregistrement de votre chambre, qui est généralement en fin d’après-midi. Si l’horaire d’arrivée de votre avion est planifié avant cette heure, vous pourrez peut-être laisser vos bagages à la réception ou à la consigne de l’hôtel.
	Si vous demeurez en famille d’accueil: planifiez avec votre famille un endroit et une heure de rencontre. Gardez à portée de main l’adresse et le numéro de téléphone de votre famille.